Com o advento da versão 3.45, o Módulo de Controle de Documentos sofreu alterações importantes, tornando o processo de gerenciamento muito mais intuitivo e rápido. A nova estrutura unifica a parametrização e o upload de arquivos em uma única interface, agilizando a rotina do SESMT na organização dos registros legais da empresa e dos colaboradores.
Para cadastrar no novo módulo de Controle de Documentos, é necessário primeiramente configurar o tipo de documento.
Para iniciar este procedimento, clique em Iniciar configuração e selecione o Empregador que receberá essa definição.
Após isso, escolha o tipo de configuração de Documento entre as opções disponíveis para Empregador, Estabelecimento, Trabalhador e Terceiro. Definido o escopo, clique em Avançar.
Na próxima etapa, indique o Nome do Documento e faça as configurações de Regras da documentação. Nesta área, o sistema permite estipular critérios fundamentais como a Obrigatoriedade, a Aprovação automática, o Tempo limite de anexo e a Validade da documentação em dias. Também é possível configurar a recorrência com que a realização do anexo do documento deve acontecer.
Ao final desta parametrização, indique a quantidade de dias de antecedência para fazer a Notificação de vencimento e selecione quais Usuários cadastrados serão alertados sobre a pendência do documento.
Depois da realização da configuração do tipo do documento, o sistema permite que você faça o vínculo do arquivo na mesma tela de forma direta, bastando clicar em Anexar Arquivo.
Para consolidar o upload, selecione novamente o tipo de documento desejado (entre Empregador, Estabelecimento, Trabalhador e Terceiro) para que o sistema direcione o arquivo para a categoria correta.
Caso a opção escolhida envolva a gestão de pessoas, selecione a lista de trabalhadores que vão receber esses anexos e, por fim, faça o envio da documentação correspondente.
Após finalizar todo esse fluxo de preenchimento e upload, clique em Salvar configuração para gravar as informações no OnSafety.
A centralização da configuração e do envio de arquivos na versão 3.45 reduz drasticamente o tempo gasto com a burocracia de SST. Ao automatizar as regras de validade e os alertas de vencimento logo no momento do cadastro, o OnSafety garante que a empresa mantenha seu inventário de documentos sempre atualizado, minimizando os riscos de autuações fiscais e otimizando a auditoria interna.